Oggi risulta indispensabile intraprendere la strada che porti alla sostituzione graduale della metodologia attuale di archiviazione cartacea in digitale.

Il problema è molto sentito nei diversificati settori aziendali, in quanto la mole dei documenti è tale che la gestione di un archivio cartaceo renderà le operazioni di ricerca e consultazione molto difficili con l'inevitabile ripercussione nello svolgimento del lavoro da parte degli operatori in ufficio, che si troveranno a perdere tempo nel trovare qualsiasi documento.

Digitalizzare gli archivi storici avrà un notevole impatto sull'operatività e sui costi aziendali.

Ciò permetterà alla tua azienda di:

  • Superare i problemi di sicurezza e protezione dei documenti cartacei con un abbattimento dei costi relativi ad uno spazio idoneo per la conservazione
  • Abbattere il dispendio di tempo per la ricerca da parte degli uffici
  • Migliorare l'impatto ambientale grazie alla diminuzione dell'utilizzo della carta

Il vero vantaggio sarà quello di avere un archivio elettronico facilmente consultabile da parte di tutti gli utenti e il reperimento dei documenti immediato con le opportune chiavi di ricerca.

Il momento dell'acquisizione e recupero del pregresso permetterà la revisione globale della propria gestione dell'archivio.

Il formato digitale dei documenti oltre ad una migliore reperibilità, garantirà una durata nel tempo e tante altre caratteristiche che il formato cartaceo non ha.

L'utilizzo dei documenti elettronici permetterà di ottenere risparmi in termini di costi: relativi ai materiali, al personale adibito, alla stampa, alla spedizione e allo spazio fisico; ed in termini di tempi: relativi alla creazione di nuovi documenti, alla soluzione di problemi e ai processi decisionali.

Una proposta che assicurerà benefici di sviluppo aziendale:

  • Ordinato accrescimento dell'archivio senza il problema dell'acquisizione di nuovi spazi fisici
  • Accesso alle informazioni più veloce e flessibile
  • Consultazione simultanea dei documenti

L'ottimizzazione dei processi documentali, la digitalizzazione degli archivi cartacei ed il servizio Invoice Xchange di ARXivar, legato alla Fatturazione Elettronica, sono alcuni degli aspetti che hanno migliorato il livello di servizio ai nostri clienti, facendo risparmiare tempo e denaro ottenendo un maggior ritorno sull'investimento outsourcing.

L'integrazione di servizi che interessano l'intero ciclo di vita dei documenti offrono un vantaggio concreto per l'azienda: il rischio d'impresa è ridotto ed i clienti potranno ricevere un servizio migliore.

Il supporto ATF ha aumentato la flessibilità delle aziende grazie alla capacità di gestire i processi documentali di importanza critica e le risorse interne si son potute concentrare sullo sviluppo strategico del loro business.

L'esigenza di trattare grandi moli di documenti richiede un'organizzazione e un modo di lavorare consolidato, pianificato e sottoposto a continuo monitoraggio.

ATF può digitalizzare in modo parziale o completo, tutto l'archivio aziendale in base alle esigenze dell'organizzazione cliente.
I documenti saranno acquisiti, indicizzati ed archiviati per permettere a qualsiasi utente autorizzato di ricercarlo e gestirlo in base alle proprie esigenze operative.

ATF vuole raggiungere obiettivi di sicuro successo per la tua azienda:

  • Gestire i documenti in outsourcing
  • Migliorare l'efficienza dei processi
  • Potenziare il servizio ai clienti
  • Ridurre il rischio d'impresa
  • Passare a servizi digitali

Le fasi del servizio di outsourcing documentale prevedono:

• Consulenza per l'ottimizzazione dei processi
• Elaborazione dei documenti in outsourcing
• Gestione delle attività e delle risorse
• Livelli di servizio garantiti
• Sviluppo continuo dei servizi

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