La Trasformazione Digitale

LA TRASFORMAZIONE DIGITALE

sulla Fatturazione Elettronica per Aziende

AGENDA:

Agenda Digitale: facciamo il punto
Fatturazione elettronica
L’evoluzione del quadro normativo
Analisi normativa di riferimento: Dlgs 127 del 5 agosto 2015 e D.L 193/2016
Agevolazioni fiscali previste e benefici gestionali
Descrizione completa del processo d’invio
Scadenze e modalità di adesione

Conservazione elettronica a norma
Obbligatorietà della preservazione del documento informatico
Principali novità del quadro normativo di riferimento
Ulteriori ambiti di applicazione

INVOICE XCHANGE: il servizio accreditato di Fatturazione Elettronic
Come integrare il servizio di fatturazione con i sistemi gestionali in uso Scenari possibili di integrazione

Gestione Pec
centralizzazione della posta certificata, identificazione stati di avanzamento e abbinamento con ricevute di ritorno

Agenda Digitale: facciamo il punto

DAL 1° GENNAIO OGNI AZIENDA PUO’ INVIARE E RICEVERE FATTURE IN FORMATO ELETTRONICO
Si ha tempo fino al 31 marzo 2017 per confermare all’Agenzia delle Entrate la volontà di emissione e ricezione delle Fatture e delle variazioni (Nota Credito e Nota Debito) in modalità elettronica, nelle operazioni rilevanti ai fini IVA.
Come funziona? Lo stesso meccanismo introdotto per le aziende che lavorano con la Pubblica Amministrazione sarà valido anche per i privati.
Sarà possibile trasmettere tramite il Sistema di Interscambio (SdI):

  • Le fatture elettroniche XML ai clienti privati;
  • In forma telematica, i dati delle fatture attive e passive all’Agenzia delle Entrate.

 

Quali vantaggi?
I privati che gestiranno fatture elettroniche saranno esonerati da alcuni obblighi di comunicazione:

  • Spesometro
  • Elenchi Paesi black list
  • Comunicazioni dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing
  • Comunicazione dei dati operatori che svolgono attività di locazione
  • Comunicazioni di avvenuta registrazione a seguito di acquisti San Marino

 

Altre semplificazioni fiscali:

  • Maggiore velocità nei rimborsi IVA
  • Controlli fiscali semplificati
  • Abolizione della comunicazione agli uffici doganali
  • Riduzione di un anno dei termini di accertamento in materia IVA e imposte dirette, purchè venga garantita la tracciabilità dei pagamenti effettuati e ricevuti (pagamento in contanti fino a € 30)

 

I benefici attesi
Lato Istituzioni

  • Standardizzazione degli strumenti
  • Velocità e precisione nei controlli
  • Lotta all’evasione
  • Semplificazione degli oneri

 

Lato Azienda

  • Risparmio sulla gestione delle fatture attive e passive
  • Eliminazione degli errori di battitura e maggiore controllo
  • Semplificazione e ottimizzazione dei tempi di gestione
  • Riduzione dello spazio destinato agli archivi

Conservazione elettronica

INTERFACCIA_IXCE

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.
Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(..)” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc). I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto). ARXivar fornisce una soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalle nuove regole tecniche.

Conservazione in House
Scegliendo la soluzione “ARXivar Conservazione in House” il cliente decide di avviare la procedura di conservazione elettronica internamente alla sua azienda. Oltre a fornire la soluzione di conservazione in house, ARXivar supporta il cliente nell’avvio del progetto, che permette di:

  • individuare il gruppo di lavoro (responsabile della conservazione, sostituti e delegati)
  • formare il gruppo di lavoro sulla nuova normativa
  • definire il manuale della conservazione
  • istruire il gruppo di lavoro sulla realizzazione dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.

Sono inoltre disponibili servizi aggiuntivi a corredo della conservazione in house

Conservazione in outsourcing
La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, invece, mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Scegliendo il servizio IXCE il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione, ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare autonomamente i pacchetti di versamento e archiviazione. Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale. Nel costo del servizio IXCE è compreso anche il manuale della conservazione.

INVOICE XCHANGE: il servizio accreditato di Fatturazione Elettronic

Con IX puoi:

  • Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso;
  • Organizzarle
  • Trasmettere le fatture al SdI e gestire ricevute/notifiche (mai più caselle PEC intasate e disorganizzate);
  • Ricevere le fatture XML ed inviare notifiche di accettazione/rifiuto;
  • Portare in conservazione a norma le fatture;
  • Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate dai messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile.

 

Il flusso d’invio e ricezione della fattura
Flusso_B2B

COME FUNZIONA?
L’invio di fatture ai vostri clienti funziona con regole identiche a quelle oggi attive per la fatturazione elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione:

  • Invio della fattura, tramite SDi, nel nuovo formato XML
  • La fattura dev’essere provvista del riferimento temporale, della rma qualicata o digitale e dell’indicazione dell’indirizzo mail PEC o del codice identicativo del destinatario;
  • Obbligo di conservazione a norma fatture emesse.

 

INCENTIVI FISCALI
Il D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127 stabilisce una serie di incentivi e semplicazioni scali legati alla Fatturazione Elettronica

  • Esonero comunicazione spesometro;
  • Esonero comunicazione Paesi black list;
  • Esonero comunicazione di contratti di leasing e comunicazione acquisti eettuati da operatori della Repubblica di San Marino
  • Rimborsi IVA eseguiti in via prioritaria entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
  • Termini di accertamento ridotti di 2 anni solo per i soggetti che garantiscano anche la tracciabilità dei pagamenti.

 

CICLO ATTIVO – TRASMISSIONE
Invoice Xchange vi permette di assolvere alle procedure necessarie all’invio delle fatture elettroniche ai vostri clienti: cattura i documenti dal sistema gestionale, controlla eventuali errori, invia al Sdi e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma.

ciclo_attivo

CICLO PASSIVO – RICEZIONE
Invoice Xchange interagisce automaticamente con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori, vi permette di approvarle o riutarle e le esporta per una facile integrazione con il vostro sistema contabile.

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Gestione mail PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) permette di spedire documenti informatici in modo semplice, economico e veloce sostituendo l’uso delle raccomandate con avviso di ricevimento. Se correttamente gestita, la PEC assume anche il necessario valore probatorio per renderla opponibile a terzi in sede di giudizio.

La corretta gestione della mail PEC è fondamentale per non esporre l’azienda a rischi, e il suo utilizzo attraverso normali client di posta elettronica oppure con la webmail del gestore del servizio PEC non garantisce alcun controllo né valore probatorio. ARXivar permette una gestione completa di tutte le fasi d’invio, ricezione e conservazione della PEC, in semplicità e sicurezza.

  • INVIA ed archiviai messaggi di PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna
  • ARCHIVIAi messaggi PEC spediti e ricevuti anche con sistemi di terze parti (webmail, ERP, etc); Archivia le PEC ricevute e le smista agli uffici di competenza
  • GUIDAgli utenti nel processo di redazione e approvazione con firma digitale dei documenti da spedire via PEC
  • MONITORAlo stato di consegna delle PEC spedite e lo stato di lettura delle PEC ricevute gestendo eventuali scadenze per la risposta
  • PREDISPONEal processo di Conservazione Elettronica a norma (obbligatoria se si vuole garantire valore probatorio nel tempo)

 

LA PEC: UN’OPPORTUNITA’, SOLO SE GESTITA
L’uso della PEC attraverso normali client di posta elettronica oppure con la webmail del gestore del servizio PEC non è sufficiente a garantirne il valore probatorio e può esporre l’azienda a rischi che non possono essere trascurati. Ogni messaggio PEC, infatti, spedito o ricevuto che sia, può impegnare l’Impresa sul piano legale! Chiunque conosca utente e password della casella PEC, può accedervi per leggere, cancellare, scrivere, inoltrare o semplicemente dimenticare di rispondere. In mancanza di un Sistema di Gestione della PEC, non è possibile mantenere il controllo necessario:

  • Chi ha letto la PEC?
  • C’era una scadenza di risposta?
  • Come gestire le ricevute di accettazione e consegna?
  • Chi conosce la password?
  • Come condivido i messaggi di PEC?
  • Cosa fare quando finisce lo spazio offerto dalla webmail?
  • Come conservo la PEC per garantirne il valore probatorio nel tempo? Stampare la PEC, archiviarla su file system o in un client di posta elettronica non assicura alcun valore probatorio.

 

COSA PUO’ FARE?

  • Invia ed archivia i messaggi di PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna
  • Archivia i messaggi PEC spediti e ricevuti anche con sistemi di terze parti (webmail, ERP, etc)
  • Archivia le PEC ricevute e le smista agli uffici di competenza
  • Guida gli utenti nel processo di redazione e approvazione con firma digitale dei documenti da spedire via PEC
  • Abilita la ricerca dei messaggi PEC per indici o con ricerca full-text nel contenuto
  • Traccia lo stato di consegna delle PEC spedite e lo stato di lettura delle PEC ricevute gestendo eventuali scadenze per la risposta
  • Collega la gestione PEC a qualunque altro ambito documentale gestito in ARXivar (fascicoli, relazioni, pratiche, ARXdrive, ecc)
  • Assicura la necessaria segregazione delle informazioni e sicurezza dei dati
  • Predispone al processo di Conservazione Elettronica a norma in house o in cloud (obbligatoria se si vuole garantire valore probatorio nel tempo)

 

LA GESTIONE DELLE PEC CON ARXIVAR

ARXivar è dotata di una funzione standard, che può essere attivata e configurata in base alle specifiche esigenze dell’azienda,
per un totale controllo di tutte le fasi di gestione della PEC, in semplicità e sicurezza.

WORKFLOW PEC RICEVUTE Permette di assicurare che i messaggi vengano letti dai referenti corretti gestendo eventuali condivisioni con altre aree aziendali, impedendo la cancellazione accidentale, gestendo le scadenze e avviando, se necessario, il processo di risposta.

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WORKFLOW SPEDIZIONE PEC Può essere invocato manualmente, automaticamente o come sottoprocesso in risposta ad una PEC ricevuta. Sfrutta i modelli di documento (generici o specifici) per accelerare la redazione dei testi che saranno automaticamente convertiti in formato PDF, approvati, firmati digitalmente e spediti.

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